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意思決定フレーズバンク
会議が実際に考えていることを言葉にさせる、5つのカテゴリー25のフレーズ。沈黙が同意ではないグローバルチームのために作りました。
意思決定フレーズバンクとは、会議で迷い、リスク、そして本当の合意を言葉にするために、チームがあらかじめ使うと決めておくフレーズ集です。全員で採用するので、話の流れを止めることが個人の判断ではなく、決められた手順になります。
複数の国にまたがるリーダーシップチームで、同じ失敗が繰り返されるのを見てきました。3つの拠点が「予定どおり進めます」と言って会議を終え、それぞれ違う目的地に向かって進みはじめます。言葉は全員で共有していて、意味は誰とも共有していませんでした。
このずれは双方向に起きます。海外の同僚はあなたのチームの沈黙を同意として記録し、あなたは相手の明るいうなずきを合意として持ち帰ります。難しいのは言葉を思いつくことではなく、場がすでに動き出した後にそれを口に出すことなので、言い回しよりもチームで一緒に採用することのほうが効きます。
理解をすり合わせる
沈黙は同意ではありません。その場が実際に何を聞き取ったのかを確かめる言葉です。
- 「次に進む前に、ここまでの受け止め方を確認させてください」
- 「ここで見落としていることはありませんか」
- 「今合意した内容を、どなたか言い直していただけますか」
- 「まだ発言されていない方のご意見も伺いたいです」
- 「まだ出ていない質問はありますか」
定着させる
チームで使いはじめる方法
- 1.
チームの会議で、4つから6つのフレーズを一緒に選びます。全員で選ぶことに意味があります。共有された取り決めだからこそ、使っても安全になります。
- 2.
誰でも、いつでも、どのフレーズを使ってもよいと決めます。その場でいちばん若いメンバーも含めてです。選んだフレーズは、チームが集まる場所に貼り出します。
- 3.
重要な決定は、読み上げて締めます。誰が、何を、いつまでに、どの形式で。「合意できましたか」と聞けばうなずきが返ってくるだけですが、読み上げれば相手が実際に何を聞き取ったのかが見えます。
これらのフレーズを使うのは会議を止める行為ではなく、その場で言われるべきことのための余白をつくる間の取り方です。
よくある質問
意思決定フレーズバンクとは何ですか
意思決定フレーズバンクとは、会議で迷い、リスク、そして本当の合意を言葉にするために、チームがあらかじめ使うと決めておくフレーズ集です。チームの取り決めとして採用するため、フレーズを使うことが個人の判断ではなく決められた手順になり、誰でも場を止められるようになります。
会議での沈黙はなぜ同意と同じではないのですか
日本のようなハイコンテクスト文化では、黙っていることが敬意、慎重な検討、あるいは人前での反対を避けたいという意思を表します。海外の同僚は、その同じ沈黙を同意として記録します。どちらの読み方も確認されていないため、グローバルな意思決定が後から崩れる最大の原因になります。
このフレーズをチームに導入するにはどうすればいいですか
チームで一緒に4つから6つのフレーズを選び、誰でもいつでも使ってよいと決め、チームが集まる場所に貼り出します。正確な言い回しよりも、チームの取り決めとして採用することのほうが重要です。取り決めがあることで、全員に場を止める許可が与えられます。
どのカテゴリーから始めればいいですか
多くのチームでは、理解をすり合わせるフレーズがいちばん入りやすく、迷いとリスクを引き出すフレーズがいちばん難しいという結果になります。まず理解をすり合わせるものを2つ、決定を明確にするものを1つ選び、その3つが普通になってから懸念を引き出すフレーズを足してください。
上下関係の強い場でもこのフレーズは機能しますか
はい。むしろそこでこそ価値が出ます。チームの取り決めとして採用されていれば、若いメンバーがフレーズを使うのは手順に従っているだけであり、上位者に異を唱えていることにはなりません。リスクを取り決めが引き受けるので、個人が引き受けなくて済みます。
意思決定フレーズバンクは誰が作ったのですか
Peak Potential Consultingが、多国籍のエグゼクティブチーム向けワークショップのために開発しました。合意が確認されないまま前提にされ、決定が拠点の間で溶けてしまう場面を繰り返し見てきたことがきっかけです。出典を明記していただければ、無料で利用と共有ができます。
チームに共有してもいいですか
どうぞご自由にお使いください。印刷して貼り出しても、チームのチャンネルにフレーズを貼り付けても構いません。Peak Potential Consultingへのリンクを添えていただければ、無料で利用と共有ができます。
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コース：How Decisions Get Made
海外の同僚が日本の意思決定をどう学んでいるか。会議が承認の場である理由と、根回しの実際の働きを扱います。
丁寧なノーのデコーダー
「それはちょっと難しいですね」が海外の同僚にどう届いているか。
リーダーシップチームに、実際の会議でこれを使ってほしいですか。Peak Potentialでは、チームが実際のメッセージを読み解き、難しい場面を練習するワークショップを提供しています。 私たちの進め方を見る、または メールでご相談ください。
このツールキットについて
Peak Potential Consultingが制作した無料の資料です。印刷してもチームに共有しても構いません。その際は出典表示を残してください。引用や改変をされる場合は、出典としてPeak Potential Consultingの名前を挙げ、元のページにリンクしてください。有料の研修プログラム内でご利用になる場合は、事前にご相談ください。
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